会旅国际实战分享：如何做好会议活动和会务服务？

在职场江湖，从事人事行政、市场营销、品牌推广等岗位的小伙伴，日常肯定也举办过大大小小的各类会议活动，对于会议活动策划或多或少都有所接触或了解，但是，对于系统的会议活动策划你是否能说的出来？

为了更系统的帮小伙伴了解会议活动策划的各项细节，下面就分享一份深圳造势策划常用的会议活动策划“指导手册”，对于自己举办会议活动的小伙伴，只要完全按照流程布置操作肯定没有错；如果小伙伴是外包会务活动策划公司执行，有了这份“指导手册”，你也非常清楚了解会务公司的进展到哪一步，这样也不会被会务公司忽悠。

好吧，接下来就言归正传，奉上干货一份，如下：

一、前期（准备工作）

1、确认会议结构：

day1：接待来宾签到入住

day2：上午新闻发布会、中午午宴；下午会议、展览展示类；晚上晚宴类

day3：配套服务-观光游览

2、确认参会人员：

特别接待：政府要员（VIP）明星（VIP）

重点接待：主办方领导（VIP）

一般接待：媒体记者、经销商、供应商、主办方领导、工作人员

3、确认协力公司：

搭建商：舞台搭建　展示区搭建　周边装饰搭建

AV灯光供应商：灯光　音响　视频　舞台特殊效果

演出供应商、演职人员：艺人 演员 节目　演出服装　排练　演出策划　导演

人员派遣公司或个人：礼仪、翻译、杂物人员

服装及化妆供应商：服装的设计与制作、发型师、化妆师

摄影摄像供应商：摄影师、摄像师

酒店：来宾住宿　餐饮　茶歇　VIP室　宴会厅　

实施场地：主会场　分会场　展示会场　发妆间　更衣室　VIP室　电力　保洁

旅行社：旅游服务　票务

出租汽车公司：车辆提供

印刷、礼品、彩排场地、影视制作、其它供应商……

4、你要取得的信息：

信息是否足够与准确决定了后续工作的质量

客户的背景资料：客户的历史反映出客户的现在。

客户的核心目的：为提升品牌形象？为引爆公关传播？为促进销售？为经销商打气？

客户品牌（或产品）的特性：核心优势是什么？推广策略是什么？

本次会议的主旨：发布一个消息？推出一款产品？开创一个理念？

客户对本次会议的预想：客户最初的想法将影响整体活动的走向。

客户的喜好与厌恶：有时个人意志主导了活动的走向，而我们要的是客户满意。

与我们开会的人，是否是最终的决定者。如果不是，我们要尽力去了解决定者的预想和好恶。

5、你要取得的资料：资料是否充分直接影响你的工作进度和效率

VI系统电子版（至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配）

产品广告图片及广告影像客户以往各类活动的资料照片

客户公司的完整名称

客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息。

6、你要携带的物品：

记住你每做的一件事，都是为成功增加保障

着正装出席

一台笔记本电脑：随时向客户展示资料或投影

一台数码相机或DV：随时拍下客户的产品或道具

一支激光笔：方便你的讲解一支笔、一个本：认真记录下客户传达出的每一个重点信息

一支录音笔：对会议做全程记录，避免你向内部传达了错误的信息

一张名片：让客户清楚的知道你的姓名及联系方式，更重要的是让他知道你在这个项目中扮演的角色。

 一张公司简介光盘：让客户知道你身后有强大的团队做支持

一份活动相册：让客户知道我们有着丰富的经验

一张项目推进表、一份确认事项单：教会你的客户如何使用它。

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