策划实战分享：深圳会议策划公司如何开展会务工作？

一般企业大型会议活动，都会考虑请专业的会议策划公司，或者是活动策划公司来完成，因为大型会议策划是一项非常系统、繁杂而重要的项目。当会议策划公司或者活动策划公司在接到任务后，首要的任务就是进行提前对会议的会前、会中、会后进行周密的策划，同时要考虑宣传、布置、设计、物料、邀约、如果有旅游活动，还要考虑餐饮、住宿、接送安排等一系列，可以说会议策划是一项甚是周密的系统工作。

一般在找到合适的合作方后，并不意味着作为会议执行方就没有什么可做的。但想要会议能顺利进行，主办方还需要深入把握很多细节工作，下面就针对主办方（企业本身）须提前的准备工作进行详见拆解：

1、在会议开始之前，全局性的总体策划还得由主办方来做，做出会议进程“时间进度表”。

2、如果会议形式比较郑重，除了电话联系外，需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或者通知单，邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理）。

3、会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，主办方还得负责收取会务费。

4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。

5、主办方必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告知会议承办方，请他们协助制定。

6、在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。

7、正式会议开始之前，检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特殊设备），确保万无一失。

8、报到结束后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协调解决，避免酒店和您不必要的麻烦。

9、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。

10、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算。

11、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

12、做好会议期间的协调工作。

13、会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告、备档。

以上工作看似非常多，其实也是为了在跟策划公司合作过程中，有一个节点跟进，这样也非常清楚策划公司各项工作的进展，双方协调配合，只有这样才能确保一场大型会议百密而无一疏。

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