深圳会议策划公司干货分享 | 从零开始学会议策划

此篇文章，主要针对没有会议活动策划经验的你，教你如何合理组织一场令人满意的会议。

1、明确会议类型

会议类型分为对内会议和对外会议，了解此次会议的类型。对外会议除了公司内部人员参加之外，还会邀请客户（渠道商、经销商）、更大型的甚至会邀请媒体记者参加，所以对外会议比对内会议要复杂的多，合理安排会议的地点，综合考虑交通情况，是很重要的。

2、明确会议预算

会议预算基本上由会议场地费、住宿费、餐费、人员费（演艺人员、主持人等演出费）、物料制作费构成。根据会议预算的多少，确定合适的场地召开会议，场地的选择要契合公司的品牌形象。

3、明确会议内容

和领导沟通，确定好此次会议的内容，会议的主题、领导的发言顺序，抽奖的安排、表演节目的安排等，制定出此次会议的流程，这份流程主持人、后台（负责控制音乐、视频、会议材料的切换）都要人手一份。

4、明确人员分工

要学会协调人员，明确人员分工，责任到人。嘉宾的签到、引导和入座都应该有专人负责，要让嘉宾感觉到准备充分，留下好印象。会议的流程、布展、主持人和演艺人员都应该由策划人员全权负责，你是熟悉整个会议的总指挥，责无旁贷。在公司担任客户管理的人员，负责客户的邀约、名单的确认以及客户的介绍工作，谁的客户谁负责。

5、明确会议方案

根据前面4个模块的信息，整理确定出会议方案的初稿，交由会议小组确定。确定后终版方案，要召开会议，进行宣读，明确各自的任务，按照时间进度跟踪各个责任人的任务进度，进行合理的调配。

6、预留时间进行方案的跟进和调整

方案终版确定之后，往往会出现一些不可预料的事情，要提前沟通确认，比如嘉宾缺席、物料制作数量不够，一般预留5-7天的时间进行调整。最后还有不能确定的事情，要在会议前两天最终确认，要制定应急机制，防止墨菲定律的发生。

如果事情有变坏的可能，不管这种可能性有多小，它总会发生。 ——墨菲定律

7、会议布展提前一天

会议布展要提前一天完成，保证布展的效果。同时主持人、演艺人员要熟悉流程，后台控制人员在现场进行模拟演练，达到熟练的效果。会议的相关素材要提前拷到目的会议地点的设备里，同时在开场前进行再次调试，确认没有问题。

①7大要点就是准备阶段要重点关注的模块，只有准备的越充分，执行起来的效果才越好，越不容易出问题。

②实施阶段直接确定会议的效果，也是对准备阶段的检验，好的执行力才能保证会议活动的效果。

③总结阶段是对这次会议的经验总结，评估此次的会议效果（定性和定量的方法），梳理出此次会议的优点和缺点，为下一次会议提供经验支持。

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